Análisis: Todoist. Gestión de tareas a otro nivel

Hoy nos gustaría hablaros de Todoist, una de las mejores aplicaciones para gestionar tareas que hemos probado hasta el momento y que, en apenas dos semanas, ha ganado nuestra confianza para seguir poniendo en práctica el método GTD con el que algunos de nosotros organizamos nuestro día a día.

Cuando hace años comenzamos a integrar el ecosistema Apple en nuestras vidas, las alternativas en cuanto a gestores de tareas eran bastante escasas, repartiéndose casi todo el pastel entre Thing y Omnifocus. Por suerte ahora el abanico de opciones es mucho más amplio, surgiendo nuevas opciones entre las que destacan Trello, Wunderlist y Todoist, aplicación de la que hoy os hablaremos.

Efectuaremos el análisis en dos partes. En la primera comentaremos nuestras impresiones sobre la aplicación para iOS y, a continuación, haremos algo similar con la de Mac. Hemos elegido este orden porque ha sido el mismo que hemos seguido para instalarlas. Consideramos imprescindible que una aplicación de este tipo tenga una versión móvil casi perfecta, porque al final es desde donde crearemos la mayoría de tareas y consultaremos las listas. Y la verdad es que este aspecto Todoist lo cumple a la perfección.

 

APLICACIÓN IOS

Para comenzar, Todoist nos pide que nos registremos, bien creando una cuenta nueva o usando nuestros perfiles en Google o Facebook. Esto nos permitirá, entre otras cosas, tener sincronizada nuestra lista de tareas, proyectos, filtros (luego hablaremos de ellos más detenidamente) y etiquetas en todas las versiones de la aplicación, que no son pocas, ya que además de la aplicación nativa para iPhone y iPad tiene versiones para MacOs/Windows, Android, Apple Watch, aplicación web y Gmail (que probaremos en cuanto tengamos tiempo). Desde luego que en ese aspecto han hecho un muy buen trabajo.

Lo primero que sorprende una vez que hemos configurado nuestra cuenta es la interfaz, muy visual e intuitiva, permitiéndonos además configurar los colores de la plantilla (con algunos disponibles solo en la versión premium) y asignar diferentes colores tanto a los proyectos como a las etiquetas. Una manera muy sencilla de localizar grupos de proyectos de un vistazo en la lista de tareas. Por cierto, los proyectos pueden ser agrupados en carpetas y subcarpetas, algo que le veníamos pidiendo a Things durante mucho tiempo y que por desgracia nunca llegó. 

Donde realmente destaca Todoist es a la hora de insertar tareas. Tiene un magnífico intérprete de fechas, lo cual nos permite escribir cosas del tipo “comprar comida del perro todos los miércoles” o “pagar gimnasio el último día de cada mes”. Algo muy cómodo para ingresar fechas sin tener que desplegar el típico selector y que se echa en falta, por ejemplo, en el calendario oficial de iOS. Además, también posee atajos para asignar la tarea a un proyecto (#nombredelproyecto), etiquetas (@nombredelaetiqueta) y prioridades (escribiendo p1 le daremos prioridad urgente a esa tarea). Esto último además es muy cómodo puesto que en la lista de tareas para hoy, éstas aparecen ordenadas por la prioridad que tengan asignada, quedando diferenciadas, además, por 4 colores.

Otro de los aspectos verdaderamente fuertes de Todoist es la posibilidad de crear filtros de tareas. Y no estoy hablando de algo sencillo como pedirle que liste las tareas de mañana, sino que se pueden emplear multitud de expresiones lógicas para crear listas del estilo “tareas de hoy con la etiqueta por la calle y con prioridad alta” o “tareas de mañana con la etiqueta email o la etiqueta whatsapp”. Muy cómodo para ir completando acciones que se pueden realizar en un mismo contexto. Por tanto, creemos que una vez que configuramos 100% todas las opciones de Todoist, la aplicación se convierte en una herramienta muy poderosa para gestionar nuestro día a día.  

Terminando con las funcionalidades, Todoist incorpora también un sistema de puntuación / karma que se puede configurar para que cada vez que completemos tareas acumulemos puntos y niveles. Una sistema que a algunos servirá para motivarse y que supone un añadido interesante. Creemos que puede explotarse mucho más y actualmente las gráficas que ofrece solo abarcan los 7 días anteriores, pero estamos seguros de que irá mejorando. 

Finalmente, en lo que respecta a la aplicación en sí, ésta funciona muy muy fluida, con animaciones escogidas perfectamente para no terminar cansando e incorporando detalles como el típico widget que lista las tareas de hoy (pudiendo marcarlas como completadas) y force touch para ir directamente a la ventana de añadir una tarea o a la lista de hoy.

La aplicación para el Apple Watch todavía no hemos tenido ocasión de probarla pero hemos leído que es de las que mejor funcionan (algo no muy complicado dado el nivel que existe actualmente en lo que respecta a aplicaciones para el reloj inteligente). 

APLICACIÓN PARA MAC 

Tras usar durante unos cuantos días la aplicación para iOS y quedar convencidos, pasamos a instalar la correspondiente versión para Mac y algo que nos dejó igual o más sorprendidos. Creemos que no nos equivocamos al afirmar que es de las mejores que hay en lo que se refiere a gestores de tareas. 

El diseño como veis en la captura es muy limpio, centrándose en lo verdaderamente importante: las listas de tareas, ya sea la de hoy, la de un proyecto o las que hayamos configurado mediante los filtros.  

Dentro de ella podemos añadir una tarea en cualquier momento pulsando la tecla “q” pero lo que realmente impresiona es su atajo rápido de teclado para añadir en cualquier momento una acción. Configurando el atajo con el que nos sintamos cómodos (en mi caso manzana + ñ ) se nos desplegará una ventana desde la cual podremos escribir algo así: “ir al veterinario mañana p1 @perro #personal”, lo cual asignará al proyecto  “personal” la tarea, marcándola para mañana y asignándola la etiqueta @perro y prioridad alta. Verdaderamente rápido y sencillo. Ya solo por eso es un punto que la posiciona muy por encima de otros gestores de tareas: 

En lo que respecta al precio, la aplicación es gratuita para tener la funcionalidad básica. Sin embargo, para poder editar filtros y etiquetas, crear recordatorios por ubicación o sincronizar por iCal se requiere subir a la versión premium, que tiene un coste de 28.99 euros / año, algo que en nuestro caso ha merecido la pena pagar (siempre y cuando mantengan el nivel que ofrecen).

Así que desde aquí os aninamos a que le deis una oportunidad si como nosotros estuvimos echando en falta un gestor de tareas que nos enamorase como Todoist lo ha hecho.